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Produits et services - Service téléphonique

 

Chez Télé-Page, notre équipe de gestion du Centre d?appels a mis sur pied un service des plus personnalisé, adapté aux besoins de chacun de nos clients. Télé-Page devient en fait votre réceptionniste et assure une interface sans faille entre vous et vos appelants.

Notre secret, c?est que nous mettons beaucoup d?emphase sur la formation de nos agents. Ils sont parfaitement bilingues et ont suivi une formation intensive qui leur a donné tous les outils nécessaires pour répondre à vos appels, avec tout le professionnalisme qui se doit. Nos agents sont assistés par des chefs d?équipe qui sont toujours disponibles et qui contrôlent la qualité des services fournis.

Dès que vous désirez rendre le service opérationnel, il vous suffit de nous transférer vos appels, en vous servant de la fonction renvoi d?appel à partir de votre numéro de téléphone principal. Il devient transparent pour vos appelants que vos appels sont répondus par nos agents répondant en votre nom, en suivant les directives de votre compagnie concernant le profil du client.

Notre base de données entièrement informatisée contient toutes les spécifications propres à votre compagnie, permettant ainsi à nos agents d?avoir sous la main toutes les informations nécessaires pour répondre adéquatement à toutes les questions de vos clients. Et vu que les numéros de téléphone les plus fréquemment utilisés pour acheminer les messages sont pré-programmés, l?utilisation de composition abrégée permet une transmission plus rapide et plus efficace de vos messages.

Comme nous vous le mentionnions plus tôt, votre dossier de client est conçu spécialement pour vous et peut inclure une FAQ (Foire Aux Questions). Ainsi, en plus de prendre les messages, nos agents peuvent informer vos clients, au même titre que votre réceptionniste. La FAQ peut comporter les données suivantes : adresse, numéro de télécopieur, courriel, heures d?affaires, instructions pour se rendre à vos bureaux, station de métro la plus proche, autobus à prendre, etc... Ou encore, la FAQ peut contenir une description des produits et services que vous offrez.

Si certains de vos employés sont sur appel et que les directives telles qu'à savoir qui rejoindre, changent continuellement chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez, selon votre convenance, nous rejoindre par téléphone, télécopieur ou courriel 24/7.

Selon la liste des services particuliers offerts à notre clientèle, nous vous enverrons un petit rappel avant chaque congé vous avisant de ne pas oublier de nous transmettre toutes informations supplémentaires que vous jugez nécessaires pour répondre à vos appels ce jour-là.

Au moment de la prise de messages, nos agents inscriront intégralement tous les renseignements recueillis dans un formulaire spécialement conçu pour vous. Ce formulaire peut contenir, entre autres, le nom d'une personne, nom de la compagnie, code régional, numéro de téléphone, l?adresse, le code postal, leur commande, le numéro de carte de crédit avec la date d?expiration, la nature de l?appel soit urgent ou retenir pour le jour suivant. Nous répondons exactement à votre besoin.

Notre garantie de réponse vous assure la prise de l?appel entre le premier et le quatrième coup

Pour ce faire, et dans le souci de garder les tarifs les plus bas possibles, tous nos agents se relaient. En effet, pendant les périodes de pointe de la journée où tous nos agents ont plusieurs lignes à répondre en même temps, votre appel sera pris au 4e coup par notre système personnalisé et en général, au bout de quelques secondes seulement, un de nos agents prendra ensuite l?appel. L?équipe de gestion surveille constamment le volume des appels afin d?ajuster le besoin du personnel en conséquence. Dès que l?appel est répondu par l?agent, il suit son cours normal.

Vos instructions pour l?acheminement de vos messages sont personnalisées selon vos besoins et selon les termes de la procédure de confirmation après acheminement, une copie du message peut être télécopiée ou envoyée par courriel, à vous ou à tout autre destinataire. Une copie peut aussi être envoyée à une boîte vocale à laquelle vous pouvez accéder 24/7.

Chez Télé-Page, nous sommes constamment à l'affût de nouvelles technologies, de façon à vous fournir un service avant-gardiste des plus modernes et des plus efficaces.

Telle est notre expertise et notre mission!




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